Kunden zum Datenschutz informieren: Denken Sie praktisch!

09.04.2021: Die Einhaltung des Datenschutzes ist wichtig. Dazu gehört für Unternehmer, dass diese bestimmte Informationspflichten gegenüber ihren Kunden etc. nachkommen. Doch muss das nicht zwingend in „Papierform“ erfolgen.

 

Was Sie wissen müssen

Damit Betroffene ihre Rechte wahrnehmen können, müssen diese darüber informiert sein, dass und wie ihre personenbezogenen Daten verarbeiten werden. Deshalb legt die DSGVO den Unternehmen bestimmte Informationspflichten auf. Diese ergeben sich insbesondere aus den Artikeln 13 ff. DSGVO.

Die Informationspflichten dienen dazu, den Betroffenen darüber aufzuklären, ob und welche personenbezogenen Daten über ihn beim Unternehmen erhoben, gespeichert und sonst wie verarbeitet werden.

Allerdings gibt es durchaus auch praxisrelevante Ausnahmen hiervon, nämlich z.B. nach Art. 13 Abs. 4 DSGVO wenn der Betroffene bereits über die relevanten Informationen verfügt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Betroffene eine Bestellung eines Produktes und/oder Dienstleistung etc. bei einem Unternehmen aufgibt. Gibt der Betroffene hierbei seine Adressdaten dem Unternehmen bei der Bestellung bekannt, muss ihm klar sein, dass der Unternehmer diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten verarbeiten wird (Bsp. Rechnungstellung und Warenlieferung).

Vorsicht ist jedoch geboten bei einer Zweckänderung der Datenverarbeitung! Das ist dann der Fall, wenn der Unternehmer zunächst Daten beispielsweise zur Vertragserfüllung erhoben hat und nun diese Daten daneben zu einem anderen Zweck verarbeiten möchte. In diesem Fall muss der Unternehmer den Betroffenen vor der Verarbeitung über den neuen Zweck informieren sowie die Informationen nach Art. 13 Abs. 2 DSGVO dem Betroffenen zur Verfügung stellen, wie etwa die Verarbeitungsdauer und Hinweise auf die Auskunftsrechte des Betroffenen.

 

Sind Datenschutzhinweise in Papierform notwendig?

Für die Frage, wie man den Informationspflichten nachkommen kann, gibt es unterschiedliche Ansätze. Denken Sie hier praktisch!

Natürlich können Sie den Betroffenen sämtliche Informationen in Papierform zur Verfügung stellen. Allerdings akzeptieren die Aufsichtsbehörden in der Regel einen sogenannten Medienbruch. Insofern erscheint es als vertretbar, dass nicht alle Informationen direkt bei der Erhebung gegeben werden. Die Informationen nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO sind unerlässlich. Doch könnten die Informationen nach Art. 13 Abs. 2 DSGVO etwa durch eine Bereitstellung auf der Homepage und einen entsprechenden Verweis erfolgen.

 

Praktische Umsetzung der Informationspflichten

Als Datenschutzbeauftragter könnten Sie so Ihren Kunden vorschlagen, im Servicebereich durch einen Aushang die Informationen nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO bereitzustellen. In dem Aushang sollte dann zu weitergehenden Informationen auf Ihre Homepage (ggf. mittels sog. Deeplink) verwiesen werden.

Alternativ könnten Ihren Kunden vorschlagen, einen entsprechenden Informationsständer im Servicebereich aufzustellen. Hier könnte dann ein Hinweis darauf erfolgen, dass die vollständigen (umfangreichen) Datenschutzinformationen auf Nachfrage an der Kasse/Rezeption etc. ausgehändigt werden. Die vollständigen Informationen sollten dann dort natürlich hinterlegt sein.

Für die Umsetzung stellen wir Ihnen gerne eine kostenlose Vorlage mit Datenschutzhinweisen zur Verfügung.  Schreiben Sie mir dazu einfach eine Email an [email protected] oder kontaktieren mich telefonisch unter 0201 8579 6979.

 

Sie haben weitere Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Umsetzung? 

Rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Unser Praxispaket für Datenschutzbeauftragte bietet Ihnen die passende Antwort auf Ihre Fragen. Für weitere Infos klicken Sie hier.